臺中市政府政風處受理公益揭弊者保護法案件處理要點
一、緣公益揭弊者保護法(下稱本法)業於114年7月22日正式施行 ,依本法第4條政風機構為法定受理揭弊機關。
二、 為使機關受理揭弊案件之作業程序更臻嚴謹,並強化各項保密措施之周延性,本府政風處特增訂「臺中市政府政風處受理公益揭弊者保護法案件處理要點」(下稱處理要點,如附件1),並修正受理機關內部揭弊案件作業流程圖(新增「分文、登錄」階段,如附件2),以確保同仁辦理揭弊案件過程中,符合本法相關保密規範。
四、 本府政風處增訂之處理要點(同附件1)主要分為「受理程序」、「分文程序」、「登錄程序」、「調查程序」、「通知程序」等各階段,摘述如下:
(一) 「受理程序」(處理要點第4點):
1、 現場、電話受理:
(1) 確認身分適格:
受理案件時,初判揭弊者有適用本法之可能,且揭弊者同意適用本法之規定者,應請揭弊者(或協助)填寫「受理公益揭弊者保護法案件檢核身分適格事項表」(下稱身分適格表,如附件3),並依處理要點規定續處。現場受理時,應使揭弊者在身分適格表簽章;電話受理時以朗讀內容之方式予揭弊者回答,並載明「本件為電話檢舉,內容以朗讀之方式詢答並經揭弊者確認」。
(2) 真實檢舉紀錄製作:
現場受理者,應於適當場所進行訪談並採隔離措施,全程連續錄音或錄影製作真實檢舉紀錄,錄音或錄影檔需燒錄成光碟附卷;電話受理者,全程錄音並製作真實檢舉紀錄,錄音檔需燒錄成光碟附卷。真實檢舉紀錄應記載揭弊者及被揭弊者身分、事件發生時間、地點及具體行為方式,並確認揭弊者有無本法第18條不得領取揭弊獎金之條件。
(3) 化名檢舉紀錄製作:
對揭弊者製作相關檢舉紀錄時,除揭弊者依本法第16條第4項表示放棄保密措施外,經揭弊者請求以代號製作筆錄或文書時,應請揭弊者至現場製作「真實檢舉紀錄」(如附件4),並另製作「化名檢舉紀錄」(如附件5)、「化名與真實年籍對照表」(如附件6)及「受理揭弊案件真實年籍對照表(信封封面)」(如附件7)等;如揭弊者依本法第16條第4項放棄保密措施,應使其簽署「放棄保密措施同意書」(如附件8),如為非現場受理案件,僅能以電話與其聯繫者,應全程錄音並製作「公務電話紀錄」(如附件9),錄音檔需燒錄成光碟附卷。
2、 書面、電子郵件、上級政風機構及他機關移轉之案件,其初判案件性質程序依「分文程序」規定辦理。
(二) 「分文程序」(處理要點第5點):
1、 本處於分文註記轄區承辦人員時,依本法之規定初判案件為疑似揭弊案件者,均應以公益揭弊者保護法案件分文袋(下稱分文袋,如附件10)彌封,並在封面加註「本案為疑似揭弊案件」。
2、 總收文人員接收分文袋後,不得開拆,取號分案後交由單位專責人員登錄。
(三) 「登錄程序」(處理要點第6點):
1、 單位專責人員應依分文袋封面顯示資訊登錄於案件總登記簿,並於登記簿中註記係屬揭弊案件或疑似揭弊案件,俾依本法第6條第1項及第2項規定寄發受理及調查結果通知。
2、 案件受理調查後,如認非屬揭弊案件,應簽奉處長或其授權人員同意將該案解列。
(四) 「調查程序」(處理要點第7點):
1、 承辦人於接獲分文袋後,依「辦理公益揭弊者保護法案件初核表」(下稱初核表,如附件11)進行初核,初核結果係勾選「揭弊案件」或「疑為揭弊案件」之案件,於機關內部陳核時,應以公益揭弊者保護法案件送文袋(如附件12)密封後逐級陳核,並簽奉處長或其授權人員核定同意。
2、 承辦人員依本法第6條第1項規定,自受理日起20日內通知揭弊者已受理案件,至遲應於揭弊者促請辦理後10日內補行通知。
3、 經核定屬適用本法之案件,應依下列程序辦理:
(1) 揭弊或疑為揭弊案件如非本府權責:於簽辦後應依本法第4條第4項規定,將案件以密件雙封套移送至權責機關。內封套須註記「本案為揭弊案件,應由有權人員或經指定人員拆封,並請注意保密規定」等文字,移轉案件應以分繕公文或另行單獨通知揭弊者案件業經移轉。
(2) 揭弊或疑為揭弊案件如屬本處權責:案件應於受理日起6個月內以揭弊者指定之方式將調查結果通知揭弊者,如未於前開期限內辦理完畢仍應通知,至遲應於揭弊者促請辦理後10日內通知。
(五) 「通知程序」(處理要點第8點):
1、 以公文方式通知時,應注意保密程序,採密件雙封套郵寄,且不得使用具有機關名稱之封套。以電話通知時,應作成電話紀錄並全程錄音,將錄音檔燒錄成光碟附卷歸檔。
2、 以電子郵件通知時,應將通知公文掃描後,設定密碼以夾帶附件方式傳送予揭弊者。
3、 該案除揭弊者依本法第16條第4項表示放棄保密措施外,列印附卷之電子郵件紙本應將可得辨識揭弊者身分之收件人或其他欄位資訊加以隱蔽。
4、 揭弊者依本法第16條第1項規定,以代號製作筆錄或文書者,其通知程序適用「化名檢舉紀錄製作」規定。